Biuletyn Informacji Publicznej
Gminy Chełmża

Wykonawcy biorący udział

                                                                                                w postępowaniu

Dot.  wyjaśnienia treści specyfikacji do SIWZ oferty na usługę pt.: „System elektronicznego obiegu dokumentów polegający na dostawie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z  wdrożeniem w Urzędzie Gminy Chełmża”.

W związku ze złożonym zapytaniem przez jednego z Oferentów dotyczącym treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych poniżej udzielam następujących odpowiedzi:

Pyt. 1.  W punkcie 1 piszecie Państwo, że „System musi również umożliwiać rejestrowanie spraw poza sekretariatem przez poszczególnych pracowników na ich stanowiskach pracy oraz wydrukowanie potwierdzenia przyjęcia dokumentów na tych stanowiskach.”

Czy chodzi o możliwość rejestrowania dokumentów bezpośrednio przez pracowników bez udziału Kancelarii? Na przykład urzędnik dostaje e-mail i rejestruje go jako dokument bez przekazywania go do Kancelarii?

Odp. Tak urzędnik musi mieć możliwość wpisania informacji jaki dokument wpłynął, kiedy wpłynął oraz od kogo. Musi mieć możliwość dołączenia pliku binarnego. Baza numerów wpływających pism musi być wspólna z kancelarią. Kancelaria musi widzieć pisma przyjęte przez innych pracowników.

Pyt. 2.  Dotyczy punktu 5 w części IV

Na jakich wersjach przeglądarki IE ma działać system?

Odp. System elektronicznego obiegu dokumentów musi działać poprawnie w przeglądarce Internet Explorer wersja 6 i wersje nowsze.

Pyt. 3.  Dotyczy  punktu 1 w części IV

Czy system ma umożliwiać dodanie dokumentów, czy też binarnych załączników do spraw, które zostały zamknięte?

Odp. Tak, system elektronicznego obiegu dokumentów musi umożliwiać dołączenie dokumentów pod postacią plików binarnych również po zamknięciu sprawy.

Pyt. 4.  Dotyczy  punktu 11 w części IV.

W związku z wymaganiem możliwości złożenia podpisu kwalifikowanego w systemie, należy zapewnić obsługę bezpiecznego urządzenia do składania podpisu. Proszę podać modele urządzeń, które mają być obsługiwane. Czy akceptowalna jest realizacja weryfikacji podpisu po stronie serwerowej aplikacji, a podpisywanie dokumentów po stronie dodatkowej aplikacji klienckiej. Czy aktualnie dysponujecie Państwo certyfikatami kwalifikowanymi oraz niekwalifikowanymi (jeżeli tak to jakich producentów)?

Odp. Zamawiający postawił wymóg pełnej obsługi podpisu kwalifikowanego i niekwalifikowanego podpisu elektronicznego wszystkich trzech centr certyfikacji działających na terenie Polski. Zatem system elektronicznego obiegu dokumentów musi obsługiwać wszystkie typy podpisów różnych wydawców.

Zamawiający zapisał również, że weryfikacja i podpisywanie dokumentów musi odbywać się poprzez System elektronicznego obiegu dokumentów. Nie mogą to być  aplikacje zewnętrzne.

System elektronicznego obiegu dokumentów musi poprawnie współpracować z czytnikiem ACR-38 USB

Pyt. 5. Dotyczy punktu 14 w części IV.

Czy przez to wymaganie rozumiecie Państwo możliwość ręcznego pobrania załącznika z e-mail (faks) i podpięcia go jako załącznik do zarejestrowanego w Kancelarii dokumentu?

Odp. System elektronicznego obiegu dokumentów musi potrafić odebrać pocztę z serwera pocztowego. Faks będzie listem elektroniczncym „czekającym” na serwerze pocztowym. Proces odebrania listu z serwera pocztowego musi się odbyć z Systemu elektronicznego obiegu dokumentów bez użycia dodatkowych aplikacji.

Pyt. 6.  Czy oferent może zobowiązać się do dostarczenia Elektronicznej Skrzynki Podawczej (aktualnie w trakcie realizacji)?

Odp. Zamawiający postawił wymóg zapewnienia rozwiązania Elektronicznej Skrzynki Podawczej współpracującej z elektronicznym obiegiem dokumentów, którą planuje zakupić w terminie późniejszym. Rozwiązanie to ma być dostępne na dzień złożenia oferty, by móc spełnić minimalny warunek.

Pyt. 7.  dotyczy  OCR

Proszę o potwierdzenie, że w przypadku OCR chodzi Państwu o „ręczną obsługę procesu OCR”, czyli z punktu widzenia użytkownika będzie on wykonywał następujące czynności:

1.                   Wskazuje wcześniej zeskanowany dokument

2.                   Wykonuje operacje „Rozpoznaj”

3.                   Zapisuje wynikowy plik w określonej lokalizacji i określonym formacie.

Odp. Oprogramowanie OCR może być zewnętrzną aplikacją opisaną tak jak powyżej i będzie zgodna ze specyfikacją techniczną.

Pyt. 8. Czy  Zamawiający dopuszcza możliwość zastosowania wewnętrznego steamera innej firmy, który będzie miał lepsze parametry i zdecydowanie lepiej będzie spełniał swoje zadania w zamawianym systemie?

Odp. Streamer musi być zewnętrzny. Musi być tej samej firmy co serwer, aby uniknąć ewentualnych problemów z konfiguracją i współpracą obu urządzeń.

Pyt. 9. Czy bardzo szczegółowa specyfikacja podzespołów (np. płyty  głównej serwera i samego serwera), którą Zamawiający zaprezentował w załączniku do SIWZ jest możliwa do modyfikacji na etapie realizacji zamówienia, jeżeli Wykonawca zaproponuje lepsze i bardziej wydajne rozwiązania w oferowanej kwocie?

Odp. Specyfikacja określa minimalne wymagania techniczne m.in. sprzętu , a zatem można zaproponować sprzęt o lepszych parametrach.  Proponowane rozwiązania trzeba opisać już w załączonych dokumentach do Oferty tak jak jest to zapisane: „Wykonawca dostarczy szczegółowy opis parametrów technicznych serwera danych oraz sprzętu komputerowego oferowanego w tym monitorów, dysków twardych, pamięci ram, procesorów, płyt głównych, systemów operacyjnych”

Pyt. 10. Specyfikacja serwera, którą Państwo opisali w dokumentacji technicznej dołączonej do SIWZ jest najbardziej zbliżona do starego i nie produkowanego już serwera ProLiant ML 350G5 5110 firmy HP. Ze względu na to, że zgłoszony przez Zamawiającego serwer jest już niedostępny Wykonawca pragnie zapytać, czy Zamawiający dopuszcza możliwość zaoferowania serwera o lepszych, jednakże bardzo podobnych parametrach?

Odp. Parametry serwera określono jako minimalne, a zatem można zaproponować lepszy serwer. Proponowane rozwiązanie trzeba opisać już w załączonych dokumentach do Oferty tak jak jest to zapisane: „Wykonawca dostarczy szczegółowy opis parametrów technicznych serwera danych oraz sprzętu komputerowego oferowanego w tym monitorów, dysków twardych, pamięci ram, procesorów, płyt głównych, systemów operacyjnych”